Praxismanagement

Digitale Schichtplanung in Arztpraxen

Ob elektronische Patientenakte (ePA), Online-Terminvergabe oder elektronischer Medikationsplan – die Digitalisierung hält auch in den Praxen Einzug. Das Praxismanagement hingegen erfolgt häufig noch mit Tabellen und Zetteln. Gerade in diesem Bereich sind digitale Anwendungen gefragt, die den Arbeitsalltag von Ärzt:innen und Personal deutlich erleichtern können. Mit einer elektronischen Schichtplanung können Mitarbeitende per App in Echtzeit Schichten tauschen, ihre Verfügbarkeit aktualisieren und sich direkt an ihre Vorgesetzten wenden. Etwa, um sich Arbeitszeiten genehmigen zu lassen oder kurzfristige Planänderungen zu beantragen. Die digitale und mobilfähige Schichtplanung ist besonders für Branchen wie das Gesundheitswesen von großer Bedeutung – denn sie leiden unter einem akuten Fachkräftemangel, hoher Fluktuation und erschöpftem Personal. Die elektronische Schichtplanung bietet für die Beschäftigten mehr Planbarkeit und Entscheidungsspielraum. Darüber hinaus trägt sie zu mehr Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung bei.

Studie untersucht den Zusammenhang zwischen Schichtplanung und Mitarbeiterzufriedenheit

Den Zusammenhang zwischen Schichtplanung und Mitarbeiterzufriedenheit zeigen die Ergebnisse einer Umfrage (1). 12% der Befragten gaben an, dass ihnen schon einmal unerwartet und kurzfristig eine Schicht gestrichen wurde, 16%, dass sie ihre Arbeitspläne regelmäßig mit weniger als ein paar Tagen Vorlaufzeit erhalten. In letzter Minute zu erfahren, dass man in ein paar Stunden arbeiten muss, ist stressig und macht die Freizeitplanung oft unmöglich – und doch ist dies Realität für viele Beschäftigte.

Wenig Flexibilität durch physische Schichtplanungen

Nicht besetzte Schichten verschlechtern die Produktivität und die Qualität der Arbeit. So gaben 45% der Befragten an, sich angesichts der unvorhersehbaren Arbeitsplanung verzweifelt zu fühlen. Die Situation ist besonders aufreibend, wenn Unternehmen und Praxen die Dienstpläne weiterhin physisch an einem schwarzen Brett im Pausenraum aushängen und sie zeitaufwändig händisch aktualisieren. Diese ineffiziente Schichtkoordination führt zu Fehlzeiten und damit zu noch mehr unbesetzten Schichten und noch weniger Flexibilität bei der Planung. Die Folgen sind Burnout und Fluktuation.

Planbarkeit entlastet die Mitarbeitenden

Ein weiteres Ergebnis der Umfrage: Bereits kleine Verbesserungen bei der Planstabilität entlasten die Belegschaft spürbar. Immer mehr Unternehmen digitalisieren daher die Prozesse für die Organisation von Schichten mithilfe spezieller Software.

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Digitale Schichtplanung durch die App Beekeeper

Ein Beispiel für digitale Schichtplanung ist die App Beekeeper. Sie bietet mit dem Feature „Schichtplanung“ eine Online-Lösung, die Unternehmen und Praxen dabei unterstützt, Einsatzpläne digital und in Echtzeit zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten. Mithilfe einer mobilen App können die Mitarbeitenden auf die Schichtpläne zugreifen und ihre eigenen Schichten verwalten.

Die digitale Lösung bietet zahlreiche Funktionen für eine effektive Schichtplanung, darunter:

Einen Überblick über alle offenen Schichten
Ein Excel-Zusatzmodul, das Schichtleitern ermöglicht, einen Excel-Schichtplan hochzuladen oder Beekeeper mit ihrem bestehenden Online-Schichtplanungs-Tool über die Schicht-API zu verbinden
Einen Stream für die Schichtübergabe
Einen Chat für den Schichttausch
Formulare für Anträge auf Schichttausch, Notizen zur Schichtübergabe und Schichtverfügbarkeit
Aufgaben zur Genehmigung von Schichttausch durch die Schichtleitung und zum Ausfüllen des Formulars zur Schichtverfügbarkeit für Mitarbeitende

Vorteile der digitalen Schichtplanung

Zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Schichtplanung gehören eine effiziente Verteilung von Schichtplänen und Aktualisierungen, die Minimierung von Unklarheiten bei Planänderungen, die Steigerung der Produktivität sowie eine schnelle Genehmigung von Schichtänderungen durch die Schichtleiter.

Arbeitszeiten können auf mobilen Geräten abgerufen werden

Mitarbeitende sehen jederzeit die korrekte Version ihres Plans und können ihre Arbeitszeiten direkt auf ihrem mobilen Gerät abrufen. Zudem erhalten sie Push-Benachrichtigungen, wenn neue Schichten hinzugefügt werden oder bestehende Schichten sich ändern.

Ärzt:innen können die gesamte Schichtkommunikation auf einer zentralen Plattform managen

Ärzt:innen können die gesamte Schichtkommunikation auf einer zentralen Plattform managen und durch eine effiziente Schichtkommunikation viel Zeit sparen. Die App bietet zudem ein Zusatzmodul an, mit dem ein Excel-Schichtplan hochgeladen werden kann. Alternativ lässt sich Beekeeper über die Schicht-API mit einem bestehenden Online-Schichtplanungs-Tool verbinden.

Quelle: Beekeeper

Literatur:

(1) Fast Company: Poor scheduling costs hourly workers sleep and happiness.

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